Internkontroll og renhold: rutiner som kan brukes i praksis

Hva trenger dere oversikt over?

Start med hvilke regler og risikoforhold som er relevante for virksomheten. Arbeidstilsynets veiledning skiller mellom krav til selve arbeidet og hva som skal dokumenteres skriftlig. Omfanget må passe aktivitetene og risikoen.

• Ansvarsfordeling og hvem som kan beslutte tiltak.
• Kartlagte farer og vurdering av risiko.
• Planlagte tiltak med ansvar og frist.
• Rutiner for å oppdage, rette og forebygge avvik.
• Gjennomgang av om systemet fungerer.

Koble dokumentene til arbeidsdagen

En renholdsplan viser oppgaver og frekvens. Risikovurderingen forklarer hvordan arbeidet kan gjøres forsvarlig. Produktinformasjon og opplæring hjelper personellet å bruke riktig metode. En avvikslogg viser hva som faktisk gikk galt og hvordan det ble håndtert.

Dokumentene bør være tilgjengelige for dem som trenger dem. En rutine som bare ligger hos en tidligere kontaktperson, er vanskelig å bruke når en vikar møter et problem.

Eksempel: ny maskin i en trang oppgang

Før maskinen tas i bruk, vurder transport mellom etasjer, tilgang på strøm, ferdsel og plass til manøvrering. Beskriv valgt løsning og opplæring. Avtal hvem som følger opp dersom utstyret ikke kan brukes trygt i enkelte soner.

Eksemplet viser hvorfor det ikke er nok å føre opp maskinens navn i utstyrslisten. Risikoen oppstår også i møtet mellom utstyr, person og lokale.

Når må rutinene vurderes på nytt?

Endret areal, produkter, bemanning eller arbeidsmåte kan gjøre gamle vurderinger utilstrekkelige. Bruk også hendelser og gjentatte avvik som grunnlag. Kontroller effekten av tiltaket før saken avsluttes, og sørg for at berørte ansatte får nødvendig informasjon.

Kartlegg typiske HMS-risikoer i renhold

Bruk en logg for avvik og oppfølging